Arsip Berperan Penting Kelangsungan Organisasi

Sebagai sumber informasi dan pusat ingatan, arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik di institusi pemerintah maupun swasta.

Demikian disampaikan Bupati Bengkalis, Amril Mukminin diwakili Pelaksana Tugas Asisten Administrasi Umum, Hermanto Baran, saat membuka Pelatihan Manajemen Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bengkalis, Selasa, (12/4/2016) di aula lantai II Badan Diklat, Jalan Kelapapati Darat, Bengkalis.

Lebih jauh ia menyatakan, selain sebagai salah satu sumber data atau informasi, arsip memiliki fungsi penting lain, seperti bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan organisasi, maupun sebagai bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

“Karena itu, agar keberadaan arsip benar-benar dapat berfungsi dengan baik, maka perlu dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik pula. Misalnya, bila suatu saat dibutuhkan, maka dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali,” ujarnya.

Pembukaan kegiatan yang ditaja Badan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Kabupaten Bengkalis yang diikuti 40 peserta itu,terdiri dari Sekretariat DPRD (1 orang), Inspektorat (1), Badan, Dinas dan Satpol PP (27), RSUD Duri (1), RSUD Bengkalis (1), Kecamatan se-Kabupaten Bengkalis (8).

Kegiatan ini dilaksanakan selama tiga hari (12-14/4/2016) menghadirkan nara sumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Majuni Susi dan dan Retor Universitas Pendidikan Indonesia Bandung, Amir Mahmud.

Sesuai siklus hidup arsip yang merupakan konsep penting dalam manajemen arsip yang baik, terang Amril, impelementasinya harus dalam setiap tahapan. “Mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, serta penyimpanan maupun pemusnahannya, semuanya harus dikelola dengan baik, tersistem dan tertata dengan rapi,” ujarnya.

Selain menyambut baik kegiatan itu, kepada seluruh peserta Amril berharap pencerahan yang diperoleh dalam pelatihan tersebut, dapat diterapkan dengan sebaik-baiknya. Sehingga keberadaan arsip di setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) maupun unit kerja di daerah ini benar-benar berdaya dan berhasil guna. Berfungsi sebagaimana mestinya.

Pesan ini ditekankannya, karena dalam kenyataannya selama ini, menurutnya fungsi arsip tersebut di hampir SKPD maupun unit kerja di daerah ini belum maksimal seperti diharapkan.

“Jangankan untuk mendapatkan manfaat yang semestinya, karena belum dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik, hanya untuk mencari atau menemukan kembali sebuah arsip yang dibutuhkan saja, terkadang kita membutuhkan waktu lama. Harus tanya ke sana, kemari,” tutupnya.(*)

Jun-1080